Implementar una Biblioteca Virtual

El camino a lograr una Sociedad de la Información y el Conocimiento, como estadío de desarrollo social, requiere el implementar un conjunto de políticas de estado, procesos de gestión interinstitucionales, activa participación ciudadana y una amplia e interconectada plataforma tecnológica que permitan afianzar y profundizar como un estilo de vida, el vivir en una  sociedad de la información y el conocimiento.

En el conjunto de instrumentos o herramientas que conllevan a lograr este estadío de desarrollo social, tenemos las denominadas "Bibliotecas Virtuales",  las cuales se convierten en repositorios especializados del conocimiento mundial, según el ámbito de uso establecido por la institución que la administre.

A continuación definiré algunos aspectos a considerar para concebir un proyecto de Biblioteca Virtual, que permita aprovechar las actuales Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TICs), permitiendo disponer en poco tiempo de las bondades y ventajas que conlleva contar con una Biblioteca Virtual en la Institución.

Definición:

"Biblioteca Virtual" se refiere a un ambiente digital (conjunto de componentes de hardware y software que permiten administrar elementos digitalizados - documentos) en donde se acopian, almacenan y organizan de manera estandarizada y normalizada; sistemas de información y/o documentos en formato digital de diversos tipos; como textos, audios, vídeos, imágenes, etc., los cuales en la mayoría de veces se encuentra disponible en diferentes lugares remotos a la institución y que gracias a las facilidades de las telecomunicaciones, principalmente la Internet, puede ser consultada desde cualquier lugar del mundo.

Este tipo de bibliotecas ofrecen un número de servicios que complementan a los ofrecidos por las bibliotecas tradicionales, y que están especialmente dirigidos al nuevo estilo de acceder a la información por parte de los usuarios, los cuales ya no solo se conforman por acceder desde una tradicional PC de escritorio, sino ahora, quieren explotar mucho más los dispositivos móviles con acceso a Internet.

Asimismo, este tipo de bibliotecas acopia tal abundancia de información, que los usuarios se pueden ver fácilmente desbordados en sus capacidades de organización u obtención de respuestas concretas, por lo cual la participación de personal especializado, permitirá crear una simbiosis de entornos de consulta e investigación colaborativo que genere nuevo conocimiento que revierta a la sociedad.

Ventajas y Beneficios de disponer de una Biblioteca Virtual:

1. El acceso a la información o documentos digitales se puede realizar desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
2. No hay horarios para efectuar consultas bibliográficas como en una biblioteca física.
3. No se necesita mobiliario ni amplios estantes para su instalación.
4. La consulta de ejemplares es ilimitada.
5. Contiene hipervínculos dentro de sí y hacia otros lugares de la Internet, a manera de referencias cruzadas.
6. Los documentos se pueden almacenar, copiar, enviar, procesar y transformar en todas las maneras que el medio digital permita.
7. Se realizan foros, debates, actividades educativas, alrededor de los contenidos para propiciar la interacción de los lectores entre sí y con el autor.
8. Se cuenta con diversos índices analíticos y un motor de búsqueda que responda a la recuperación en texto completo.
9. El usuario puede hacer notas o comentarios para uso propio o dirigido a los administradores de la biblioteca.
10. Se pueden contar con documentos actualizados el mismo día de su lanzamiento.
11. Se contribuye con el medio ambiente, al ahorrar papel en la reproducción de documentos.
12. Se pueden acceder a otros tipos documentos no tradicionales como; manuscritos, imágenes, vídeos y audio.
13. La información se puede imprimir, grabar o enviar por correo electrónico.
14. Se pueden establecer niveles de acceso según el contenido de los documentos o el nivel de audiencia según la calificación establecida a los usuarios.

Requerimientos generales, para implementar una Biblioteca Virtual:

Aspectos Técnicos:

• Determinar el Hardware y Software especializado para dicho propósito.
• Establecer las tecnologías de digitalización de nuevos documentos a generar.
• Configurar colecciones bibliográficas en formato digital.
• Determinar capacidad de almacenamiento del repositorio de documentos digitales.
• Establecer la capacidad de telecomunicaciones, principalmente lo concerniente al acceso a Internet, según la cantidad de usuarios potenciales a atender.
• Definir las políticas de seguridad de acceso a la información.

Aspectos Económicos

• Mantenimiento de la infraestructura de los ambientes físicos y tecnológicos.
• Costo del proceso de digitalización de documentos.
• Costos de suscripción a colecciones o repositorios electrónicos externos.
• Costos de actualización de sistema de gestión documental.
• Costos de reposición de documentos físicos.
• Costos de atención de usuarios.

Aspectos Legales:

• Copyright y Derechos de autor.
• Seguridad de la información personal y de obras documentales.
• Acceso libre o pagado a los contenidos de información.

Aspectos de accesibilidad y atención al Usuario

• Normalización de datos bibliográficos.
• Estandarización de procesos y contenidos documentales.
• Módulos de consulta a documentos físicos.
• Módulos de consulta a documentos virtuales (OPAC), a través de diversos dispositivos electrónicos.
• Interacción virtual Usuario - Biblioteca.

Fases para implementar una Biblioteca Virtual:
Planificación

• Definir y estructurar recursos, costos y tiempo de cada etapa a seguir.
• Formalidades a priorizar en esta etapa.
• Desarrolla un Plan de Trabajo.
• Establecer responsables y compromisos.

Ejecución

• Organizar la entidad para implementar el Plan de Trabajo.
• Implementar la Gestión por Procesos orientado al usuario.
• Implementar la plataforma tecnológica y sus contenidos documentales
• Implementar la Gestión de Seguridad de la información.
• Implementar Indicadores de Gestión.

Evaluación

• Problematizar los valores obtenidos en los indicadores de gestión.
• Establecer estrategias de Mejora Continua.

Nosotros como organización especializada, poseemos amplia experiencia en la formulación de proyectos, implementación de Bibliotecas virtuales, Bibliotecas físicas, Centros de documentación, Proyectos de digitalización de documentos, y todo procesos asociado que permita, acopiar, procesar, conservar y distribuir documentos a los usuarios a nivel mundial.

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